電子帳簿保存法とは？基礎知識と対応のポイントをわかりやすく解説！
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。この法律は、原則紙での保存が義務付けられている帳簿書類について、電磁的記録(電子データともいう)で保存をするための要件や、電子データでやり取りした取引情報の保存義務などを定めたものです。2022年1月から施行された法改正では、帳簿書類を電子的に保存する際の手続き等について見直しがされました。
そもそも電磁的記録とは？
ここでいう電磁的記録とは、電子データのことをさします。記録媒体上に記録・保存された電子データのことで「電子的方式、磁気的方式その他の人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるもの」と法律で規定されています。
電子帳簿の分類
以前から電子帳簿はありましたが、2024年1月から以下の2つに分類されることになりました。
優良な電子帳簿
総勘定元帳、仕訳帳およびその他必要な帳簿（国税関係帳簿）の全部または一部について、 「訂正・削除履歴の確保」「相互関連性の確保」「検索機能の確保」などの要件を満たした電子データで記録・保存している場合に 「優良な電子帳簿」とされます。
その他の電子帳簿
正規の簿記の原則に従って記録され「マニュアルの備付け」や「データのダウンロード機能」など最低限の要件を満たす電子帳簿については「その他の電子帳簿」として、電子データによる保存等が可能になります。
電子帳簿の保存対象は？
電子帳簿の保存対象は3パターンあります。
電子帳簿等保存
パソコンを使って作成する帳簿や書類は、電子データとして保存することができます。この対象は国税関係帳簿(仕訳帳、総勘定元帳など)、決算に関係する書類(貸借対照表や損益計算書など)、取引関連書類(契約書や請求書など)です。電子帳簿等保存は法律上任意となっています。
スキャナ保存
紙の書類をスキャナで取り込んだりカメラで撮影したりしたものを、電子データとして保存することができます。区分として、重要書類は契約書・領収書・請求書・納品書などの資金や物の流れに直結・連動する書類をいいます。一般種類は見積書・注文書・検収書などの資金や物の流れに直結・連動しない書類をいいます。これらの書類について、スキャナで保存したものを使用することができます。スキャナ保存する書類には、タイムスタンプの付与・入力期間の制限・読み取り情報の保存など11項目の要件があります。スキャナ保存は法律上任意となっています。
電子取引データ保存
web上やEメールなどの電子取引でやりとりした書類は、電子データとしての保存が義務付けられます。受信したデータをそのまま保存する必要があり、システムに入力して保存はしません。電子取引に関する電子データの保存には、保存システムの概要や説明書等の備え付け・見読性の確保・検索機能の確保などの要件を満たす必要があります。電子取引データ保存はすべての法人・個人事業者について法律上強制となっています。
2022年1月の改正内容とは
2022年1月の改正では、電子帳簿保存に関する多くの要件が緩和されたのと同時に、一部要件の強化が実施されています。
事前承認制度廃止
これまでは電子帳簿の保存や書面のスキャナ保存をするために、運用を開始する3ヶ月前までに税務署長に承認申請書を提出しなくてはなりませんでした。しかし今回の改正では事前承認制度が廃止され、誰でもスキャナ保存システムを導入し、電子保存できるようになりました。
タイムスタンプ要件の緩和
タイムスタンプは、データの改ざんが行われていないことを証明するものです。今回の要件緩和のポイントは、付与期間が最長2ヶ月+7営業日以内に延長された、スキャン時の自署が不要となった、訂正削除の履歴が確認できるシステムを利用する場合にはタイムスタンプは不要になった、の3点です。これまでは受領後3日以内にタイムスタンプを付与しなくてはなりませんでしたが、この期間が大幅に延長されました。
検索要件の緩和
改正後は、取引年月日・取引金額・取引先の3項目が検索機能の必須項目となりました。税務署からのダウンロード要請に応じられるなら、検索時に範囲指定や複数項目を組み合わせられないといけなかった要件は不要になりました。
スキャナ保存後なら原本書類の破棄が可能
これまでは不正や不備が発生しないように、スキャナ保存後に書面原本の破棄ができませんでした。しかし改正後は、スキャナ保存後に書面とデータが同等であると確認できた場合、原本の破棄が可能となりました。
電子取引データの書面保存が廃止
これまでは書面を印刷して保存することも可能でしたが、改正後は電子データとしての保存が義務化されました。
不正に対する厳しい措置
今回の改正で条件が緩和される項目が多い反面、不正に対する措置は厳しくなっています。電子データの記録事項に関する意図的な隠蔽や仮装などが発覚した場合、重加算税が課されるほか、ペナルティとしてさらに10%が加算されることになりました。
電子帳簿を導入するメリット
電子帳簿を導入すると、以下のようなメリットがあります。
ペーパーレスによるコスト削減
帳簿類を紙で管理すると、紙代や印刷代、郵送するための費用、文書を保管する場所の確保、ファイリングの手間などがかかります。電子帳簿保存法に対応するとペーパーレス化され、これらのコストが削減できます。
帳簿関係の検索性向上と業務効率化
帳簿を検索したいとき、日付や取引先名などですぐに目当てのものを探し出すことができます。1枚ずつ帳簿をめくって探すという手間がかかりません。さまざまな書類を早急にチェックしなくてはならない監査時などにも、作業が大幅に効率化できます。
テレワークの促進と定着
紙の帳簿を使って会計業務をしていると、担当者はなかなかテレワークをすることができません。仕事をするうえで帳簿をめくって確認したり、書類を印刷したり郵送したりしなくてはならないからです。しかし電子化することで、自宅からシステムを介して情報を検索したり発行したりすることが可能になります。社会情勢の変化や私事情で出社できないときでも、自宅で業務できるのです。
コンプライアンスやガバナンスの強化
電子帳簿保存法に対応するためには、タイムスタンプ機能や閲覧権限の個別設定などを付加する必要があります。これらはコンプライアンスやガバナンスの強化の面でたいへん有効です。万が一紙の書類が消失するような局面がやってきても、データはシステムに保存されているため、リスクが大きく軽減されます。
電子帳簿保存法に対応しないとどうなる？
すでに電子帳簿保存法は2022年1月に改正し施行されています。2年後の2024年1月1日までに、要件を満たす形で電子取引を保存できる体制を整えておかなければなりません。電子帳簿保存法に対応しない場合、青色申告の承認を取り消される、追徴課税などのペナルティが課されるほか、会社法により過料が課せられる場合もありますから気を付けましょう。また電子帳簿保存法に対応したつもりでも、解像度やカラーなどの決まりに違反していることがあります。電子帳簿保存法に対応する際には、これらの要件を守っているかをしっかり確認しておきましょう。
電子帳簿保存法の改正点で注意すること
電子帳簿保存法に対応する際には、いくつかの注意点があります。以下のようなことに気を配らないと、対応したつもりが実はそうなっていなかったということも起こりえます。
手書きの帳簿は対象外
帳簿や決算関係の書類については、手書きのものは電子保存の対象外です。またパソコンで作成したものでも、手書きの追記があるなどの場合も対象外となります。
重要書類はカラーでのスキャンが必要
書類をスキャン保存するとき、資金や物の流れに直結・連動する重要書類は、カラーでスキャンしなくてはなりません。また書類のサイズを縮小することもできず、そのままの大きさで複数回に分けてスキャンすることになります。
紙の原本が必要な場合もある
タイムスタンプ付与の要件(受領から2ヶ月+7営業日の入力期間)を満たせなかったときや、読み取った書類がプリンターの出力可能サイズより大きい場合などには、電子データで保存した後、紙の原本も保存しておく必要があります。
電子データの破損などに備える
電子データの保存期間は、確定申告書の提出期限より7年間とされています。この期間中にデータが破損することもないとはいえず、それに備えた保管環境を準備する必要があります。パソコン内に保存する場合には、故意でなくても削除してしまったり、故障によって開けなくなったりする可能性もあるでしょう。バックアップを取るのはもちろんのこと、データが紛失・破損しないように、クラウド上で保存するなどの対策を講じる必要があります。
電子帳簿改正法への対応はクラウドサービスが便利
クラウドとは英語で「雲のようなかたまり」を意味する言葉です。一般的にはインターネットを介して、遠隔で使用するシステムやツールを指します。パソコンではアプリやツールとしての機能はパソコン内にありますが、クラウドサービスではそういった機能はクラウド上に設置されています。実際に操作をする端末のパソコンやスマホでは、ディスプレイや操作といった機能だけを使い、大部分の機能はすべてクラウド上にあるということになります。
電子帳簿保存法に対応しているクラウドサービスが、すでにいくつも登場しています。それらを利用することで、各種要件を満たす状態でデータが保存できます。サービスによって、月ごとや年ごとにかかる費用は変わります。またサービス内容もそれぞれ異なりますから、自社に合ったもの選びましょう。
まとめ
2024年1月1日からは、電子帳簿改正法を誰もが守らなくてはなりません。それまでに業務の対応をすすめていきましょう。時代の流れとして、ペーパーレス化は避けて通れません。ここから先には令和5年10月1日から開始される「消費税インボイス制度」があり、電子インボイスの運用開始が予定されています。これは自社業務だけでなく、社外との取引もデジタル化されていくということを意味します。その流れを見据えたうえで、まずは電子帳簿改正法に対応する形に自社業務を整えていきましょう。